Menú
Menú
Otros
Integra tus facturas
La integración de facturas requiere de una conexión particular de cada cliente a nuestro servidor SFTP.
Esta conexión se la creará uno de nuestros propios técnicos y se enviará a la cuenta de correo electrónico que se introdujo en el momento del registro de la empresa en Polpoo. Como ERP, deberéis pedir a la empresa que os otorgue las siguientes credenciales:
Usuario: Nombre de usuario.
Contraseña: Contraseña del usuario.
Servidor: Dirección a la que conectarse.
Puerto: Puerto por el cual se conectará el cliente a nuestro servidor.
También recibiréis la información del directorio de la empresa donde deberéis realizar las integraciones correspondientes.
En cuanto a la configuración, la empresa deberá introducir un correo electrónico de soporte para las integracionespara que, en caso de haber algún tipo de error en alguno de los procesos, el ERP pueda observar cuál ha sido la incidencia. Esto es configurable desde la Configuración de la empresa, en el apartado Integraciones.
1. Funcionamiento de la integración de facturas
Los clientes que quieran tener a su disposición el módulo de facturación y por lo tanto la integración de facturas activa, deberán almacenar ellos en un servidor propio los documentos necesarios.
Cada vez que se tenga que mandar una factura, lo que se mandará en el fichero que veremos más adelante es un enlace a ese documento almacenado fuera de Polpoo.
Es importante tener claro este paso ya que Polpoo no tendrá en cuenta otro método de trabajo que no sea este. Dicho de otra manera, Polpoo no almacenará la documentación de las facturas de los clientes.
2. Tipo de documento: bills.json
El fichero para la integración de facturas debe llamarse bills.json y debe estar codificado en UTF-8. Se dejará en el directorio raíz del SFTP (./).
En caso de cargar un fichero en el SFTP con el mismo nombre que un fichero ya existente, este se sobrescribirá.
En caso de cargar un fichero en el SFTP con el mismo nombre que un fichero ya existente, este se sobrescribirá.
Es importante que la información de los campos no contenga comillas dobles (p.e: "Frutería "El sol""), ya que los ficheros .json trabajan con comillas dobles para delimitar los campos y la información. En caso de tener algún dato de este estilo, la integración no se realizará correctamente. Cualquier otro símbolo especial tampoco es aceptado.
El campo "archiveUrl" contendrá la URL externa donde se almacena el documento en pdf de la factura.
Se definen los campos que pertenecen a este fichero de la siguiente manera:
* La información obligatoria está marcada en rojo. En caso de que no se tenga la información de un campo opcional, no se tiene que añadir la etiqueta en el fichero .json.
3. Especificaciones de los campos
deliveryPointId string - obligatorio
Identificador único del cliente.
code string – obligatorio
Número o código de la factura.
total float - obligatorio
Importe total de la factura.
archiveUrl string - obligatorio
Enlace externo del documento de la factura.
status integer - obligatorio
Estado de la factura. Si el valor es 1 está por cobrar. Si el valor es 2 está cobrada.
4. Ejemplos y descargables
{
"bills": [{
"deliveryPointId": "1054",
"code": "119029",
"total": 221.30,
"archiveUrl": "https://via.placeholder.com/119029.pdf",
"status": 1
}
]
}
5. ¿Cómo recibo la información en Polpoo?
Partimos de la base que, para que el fichero de facturas pueda ser absorbido y cargado correctamente por Polpoo.
Una vez cargado satisfactoriamente el fichero bills.json en el SFTP, la plataforma lo cargará automáticamente en su correspondiente sección para ser tratado.
Una vez cargado satisfactoriamente el fichero bills.json en el SFTP, la plataforma lo cargará automáticamente en su correspondiente sección para ser tratado.
Para visualizar las facturas, nos dirigimos al menú Gestión -> Facturación.
Desde al apartado Facturación, se encontrará todo el registro de facturas por fecha de subida. Mediante los diferentes filtros, se podrá consultar la información que se desee.
6. ¿Cómo devuelvo las facturas al ERP?
El envío de información al SFTP de vuelta al ERP es automático en el momento que se cambia el estado de una factura.
7. Tipo de documento
El envío de facturas de vuelta generará un fichero .json para cada una de las facturas. El fichero se llamará bill_XXXX.json, donde XXXX es el número o código de la factura. Está codificado en UTF-8. Este tipo de fichero se recogerá de la carpeta bills (./bills) dentro del SFTP. Esta carpeta es posible que no esté disponible hasta que se mande un fichero de facturas de vuelta por primera vez.
En caso de devolver una factura que aún no esté cobrada, el valor de todos los campos será null, a excepción del campo "code" (número o código de la factura).
8. Especificación de los campos
code string
Número o código de la factura.
paymentDate datetime
Fecha en la que se ha realizado el pago de la factura.
paymentType string
Forma de pago (Efectivo o Tarjeta de crédito o débito).
chargeType string
Canal desde el cual se ha pagado factura (App o Comercial).
userChargedBy string
Usuario que ha cobrado la factura.
9. Ejemplos
{
"code": "119029",
"paymentDate": "2021-10-04 14:54:21",
"paymentType": "Efectivo",
"chargeType: "App",
"userChargedBy": "Pedro Sierra"
}