Direcciones mal escritas: la ruta se rompe antes de salir de la nave

El optimizador de rutas calcula en minutos. Pero calcula sobre lo que le das. Si un cliente está en el sitio equivocado del mapa, la ruta que sale es perfecta para un reparto que no existe.

Lo vemos en casi todas las demos. Cargamos los pedidos de una distribuidora y aparecen clientes sin dirección, calles con faltas, números que no existen o bares que el mapa coloca en otra provincia. Nadie lo había notado, porque hasta entonces la ruta la hacía una persona que se sabía de memoria dónde estaba cada uno.

Sin dirección buena no hay ruta buena.

Por qué las direcciones de tus clientes están mal

No es descuido. Es que la ficha del cliente se creó para facturar, no para repartir.

• Se dio de alta con lo que había. El comercial abrió el cliente con prisa, con el nombre del bar y poco más. La dirección fiscal estaba bien; la de entrega, no.
• La dirección fiscal no es la de entrega. La sociedad está en una gestoría del centro y el restaurante, en el paseo marítimo. El ERP guarda la primera.
• Se escribe como se dice. «Ctra. vieja, junto a la gasolinera», «Pol. Ind. nave 7», «C/ Mayor s/n». Para el chófer veterano es suficiente. Para un mapa, no.
• Las calles cambian de nombre. Y nadie actualiza la ficha porque el chófer ya sabe ir.
• Se arrastra de un programa a otro. Cada cambio de ERP copia los errores del anterior y añade alguno nuevo.

Mientras la ruta la monta tu jefe de tráfico de memoria, todo esto no se nota. El día que quieres planificar con un software, se nota en la primera carga.

Lo que cuesta una dirección mala

Una dirección mal escrita no da un error. Da una ruta equivocada.

• Paradas en el sitio equivocado. El optimizador coloca al cliente donde dice la ficha y monta el orden de las paradas a partir de ahí. El chófer acaba haciendo el recorrido que se sabe, no el que le dio el sistema.
• Horas de llegada que no se cumplen. Si una parada está mal situada, la hora prevista de esa y de las siguientes está mal. El cliente al que le avisaste a las diez te ve llegar a las once.
• Kilómetros de más. Una parada mal situada desordena la ruta entera. La planificación manual ya tiene entre un 15 y un 30 % de ineficiencia en distancia y tiempo; con direcciones malas, el software no puede quitársela.
• Dependencia del veterano. Si solo un chófer sabe dónde está cada cliente, solo él puede hacer esa ruta. Cuando coge vacaciones, el que le sustituye llama por teléfono en cada parada.
• Desconfianza en la herramienta. Es lo peor. El jefe de tráfico ve una ruta absurda, concluye que el programa no sirve y vuelve al papel. El problema no era el programa: era la ficha del cliente.

Cómo saber si tu base de clientes tiene el problema

Haz esta prueba con tu lista de clientes activos:

1. Cuenta los que no tienen dirección de entrega, o tienen solo la fiscal.
2. Busca las que no tienen número o llevan «s/n», «nave», «km» o «junto a».
3. Busca los nombres de población escritos de varias formas: con y sin tilde, en castellano y en la lengua cooficial, abreviados.
4. Pinta en un mapa una muestra y mira si alguno cae lejos de tu zona de reparto.

Si en cualquiera de las cuatro sale más de un puñado, tienes trabajo antes de planificar con un software. La buena noticia es que se hace una vez.

Cómo se limpian las direcciones, paso a paso

1. Separa la dirección de entrega de la fiscal

El ERP necesita la fiscal para facturar. El reparto necesita la de entrega. Si tu ERP tiene campo para las dos, úsalo. Si no, la herramienta de rutas tiene que poder guardar la suya.

2. Marca las dudosas al cargar, no al salir

El mejor momento para encontrar una dirección mala es cuando entra el pedido, no cuando el chófer ya está en la calle. Lo que hay que mirar: las que faltan, las que el mapa no encuentra y las que quedan tan lejos del almacén que no cuadran.

3. Busca con todas las pistas que tengas

Para encontrar una dirección no basta con la calle. Sirve el nombre de la empresa, el CIF si viene del ERP y la dirección que hubiera, aunque esté mal escrita. Es lo que haría una persona con tiempo: buscar el bar por su nombre y comprobar que está en el pueblo que toca.

4. Descarta lo que no tiene sentido

Si tu almacén está en Barcelona, un cliente no puede estar en Portugal. Cualquier resultado muy lejos de tu zona de reparto se revisa antes de aceptarlo.

5. Que alguien dé el visto bueno

Ninguna corrección debería guardarse sin que alguien de tu equipo la vea. Es tu base de clientes: la última palabra es tuya.

6. Guárdalo para siempre

Lo que se corrige hoy no tiene que volver a corregirse en la próxima carga. Si la dirección buena no se guarda, el problema vuelve cada mañana.

Y lo que el chófer ya sabe

Hay otra fuente de direcciones buenas que casi nadie aprovecha: el propio reparto. Cada vez que el chófer entrega, su móvil sabe dónde ha parado. Con el tiempo, el sistema aprende la ubicación real de cada cliente, el tiempo que se tarda en descargar y la hora a la que de verdad se llega.

En Polpoo, el 80 % de los datos se adquieren solos de la actividad del chófer, sin que nadie teclee. La dirección corregida es el punto de partida; lo que pasa en la calle la va afinando.

Cómo lo hace Polpoo

En Polpoo esto es el módulo Direcciones con IA, dentro del planificador.

• Avisa al cargar. Cuando entran los pedidos, Polpoo marca las direcciones que faltan, las que no se encuentran y las que quedan demasiado lejos.
• La inteligencia artificial busca como buscarías tú. Cruza el nombre de la empresa, el CIF si tu ERP lo tiene y la dirección que hubiera, por rara que sea. En minutos.
• Siempre cerca de tu almacén. Lo que cae fuera de tu zona, se descarta o se avisa.
• Tú decides. Cada dirección encontrada espera tu visto bueno antes de guardarse.
• Una vez y para siempre. La dirección corregida queda guardada para las próximas rutas.

Con cada cliente en su sitio, el planificador de rutas de reparto calcula sobre direcciones reales. Y si quieres saber qué más tiene que cuadrar una buena ruta, lo tienes en la guía de optimización de rutas.

Preguntas frecuentes

¿Por qué el mapa coloca mal a algunos clientes?

Porque busca exactamente lo que pone en la ficha. Si la dirección está incompleta, mal escrita o es la fiscal y no la de entrega, el mapa da el resultado más parecido que encuentra, que no siempre es el bueno.

¿Tengo que revisar todas las direcciones a mano antes de empezar?

No. Lo práctico es cargar los pedidos y que el sistema marque solo las dudosas. Revisas esas, no toda la base.

¿Y los clientes que nunca han tenido dirección?

También tienen arreglo. Con el nombre de la empresa, el CIF y la población, la búsqueda suele encontrarlos. Y si alguno no aparece, sigue marcado como dudoso hasta que lo resuelva alguien que conozca al cliente.

¿Cambia algo para el chófer?

Para el veterano, poco: va a donde siempre. Para el que sustituye o el que empieza, todo: llega a la puerta buena sin llamar a nadie.

Si quieres ver cuántas direcciones dudosas tiene tu base de clientes, pide una demo: son 20 minutos, se hace con tus clientes y tus pedidos, y es lo primero que vemos.