Gestión de albaranes y facturas: que la tarde deje de ser para picar papeles
Son las cinco de la tarde. Los camiones han vuelto y en la oficina hay un taco de albaranes encima de la mesa. Uno lleva dos cajas tachadas. Otro, una devolución apuntada en el margen. Otro tiene un cobro en efectivo que no cuadra con lo que ha entregado el chófer. Y uno no está: se ha quedado en la guantera o en el bar.
La gestión de albaranes y facturas de una distribuidora no se decide en el programa de facturación. Se decide en la puerta del cliente, con el camión en doble fila. Lo que pase ahí acaba en la factura, en el saldo del cliente y en la caja del día. Si se recoge mal, se paga dos veces: en horas de oficina y en dinero que no se cobra.
El recorrido de un albarán en papel
El ciclo se repite cada día en cientos de distribuidoras:
- Por la mañana, el ERP imprime los albaranes de la ruta, muchas veces por duplicado.
- En la entrega, el cliente revisa, devuelve lo que no quiere, firma y paga o deja a deber. El chófer apunta todo eso a boli, sobre el capó.
- Por la tarde, el chófer entrega el taco y el dinero. Alguien de administración lee cada albarán, interpreta los tachones y vuelve a teclear en el ERP lo que cambió.
- Al facturar, se emite la factura con lo que se tecleó por la tarde. Si algo se leyó mal, sale mal.
El problema no es el papel. Es que el dato bueno, el de la puerta del cliente, se escribe una vez a mano y se vuelve a escribir horas después en otro sitio. Cada copia es una oportunidad de error.
Dónde se pierde el dinero
Las modificaciones que nadie vuelve a teclear
Al bar le faltaba sitio y devuelve dos cajas. El supermercado rechaza un palé porque llegó tarde. El restaurante cambia una referencia por otra. Las modificaciones de albarán son lo normal, no la excepción.
Hay distribuidoras que nos cuentan sin rubor que asumen como pérdida entre un 5 y un 10 % de modificaciones al día. No porque no sepan que existen, sino porque cuadrarlas todas a mano cada tarde no da tiempo.
Los cobros que no cuadran
El cobro en efectivo viaja en un sobre, en la cartera del chófer o en una cifra escrita en el albarán. Si se descubre que no cuadra a final de mes, ya nadie se acuerda de qué pasó aquel martes. El descuadre que aparece el mismo día se resuelve con una llamada. El que aparece semanas después, con una discusión.
El albarán perdido
«Hemos perdido albaranes. Necesitamos empezar a firmar en un móvil.» Nos lo dijo el gerente de una distribuidora en una demo, y no es el único. Un albarán sin firma es una entrega que no puedes demostrar. Si el cliente dice que no recibió la mercancía, la conversación se complica.
Las horas de administración
Una distribuidora con 200 entregas al día re-tecleaba unas 150 modificaciones al mes en su ERP. Eso es trabajo de administración que no aporta nada: solo copia de un sitio a otro lo que ya pasó en la calle.
Y a eso se suma imprimir. 25.000 albaranes al año, por duplicado, son 50.000 páginas y unos 2.000 € solo en impresión.
Albarán y factura: qué tiene que llegar de la puerta al ERP
Para que la factura salga bien a la primera, de cada entrega tienen que llegar al ERP estos datos, sin que nadie los reescriba:
| Dato de la entrega | Para qué lo necesita la factura |
|---|---|
| Cantidades realmente entregadas | Facturar lo que se dejó, no lo que se cargó |
| Devoluciones, con su motivo | Abonar lo que volvió y saber por qué |
| Cobros, con importe y forma de pago | Cuadrar caja y saldo del cliente el mismo día |
| Envases entregados y recogidos | Mantener el saldo de retornables al día |
| Firma, hora y foto | Demostrar la entrega si hay reclamación |
Si cualquiera de estas cosas se apunta a boli, alguien la tendrá que teclear después. Y la factura dependerá de que esa persona la lea bien.
Cómo pasar del taco de papel al albarán digital
No hace falta cambiar de ERP ni dejar el papel de un día para otro. Funciona mejor por pasos.
1. El ERP sigue mandando
Tu ERP es donde viven los clientes, los precios y las facturas. Eso no cambia. Lo que cambia es que el albarán ya no se imprime para el chófer: viaja a su móvil, con la ruta.
2. La modificación se hace en la puerta
Si el cliente devuelve dos cajas, el chófer lo corrige delante de él, con el motivo y una foto si hace falta. El cliente ve el albarán corregido y firma ese, no el impreso.
3. El cobro, en la misma pantalla
Cuánto, cómo y de quién, en el momento de la entrega. Al volver a la nave, la caja del chófer ya está cuadrada contra lo que dice el sistema.
4. Todo vuelve solo al ERP
Este es el paso que de verdad quita trabajo. La entrega firmada, las modificaciones, las devoluciones y los cobros se asientan en el ERP sin que nadie los pique. La factura se emite sobre lo que pasó en la calle.
5. Quien quiera papel, que lo tenga
Hay clientes que quieren su copia en papel, y está bien. El objetivo no es prometer cero papel. Es que el papel deje de ser la fuente del dato.
Lo que preguntan los gerentes en las demos
«¿Y si no hay cobertura?» El sótano del hotel, el polígono, la semana de fiestas. Una app de reparto seria tiene que seguir funcionando sin señal y sincronizar al recuperarla. Durante el apagón, los clientes de Polpoo repartieron con normalidad.
«¿Mis chóferes van a tener que teclear más?» Al revés. El 80 % de los datos se adquieren solos de la actividad del chófer: la hora de llegada, el tiempo en cada cliente, el recorrido. Lo que el chófer toca es lo mismo que ya hacía en papel, pero en una pantalla.
«¿El albarán firmado en el móvil vale?» Una firma pegada como imagen en un PDF no te defiende en una disputa. Una firma certificada sí: liga firma, identidad, documento y hora en una evidencia electrónica. Lo explicamos en la página de firma certificada.
«¿Es obligatorio el albarán digital?» Hoy, no. La obligación que viene es la factura electrónica entre empresas, y la arrastra el resto de documentos. Lo contamos en ¿es obligatorio el albarán digital?.
Cómo lo hace Polpoo
Polpoo es una extensión de tu ERP, no lo sustituye. Lo que pasa en la calle se asienta solo, como si lo tecleara tu administración, pero sin nadie picando albaranes por la tarde.
- El albarán, en la app del chófer. Se firma y se corrige en la puerta, con motivo y foto. La oficina lo ve al momento.
- Cobros y efectivo por entrega. El descuadre aparece el mismo día, no a fin de mes.
- Devoluciones y envases. Lo que vuelve, con su motivo, y el saldo de retornables por cliente.
- De vuelta a tu ERP. Entregas, modificaciones y cobros entran solos. La integración tarda de 2 a 4 semanas y ya trabajamos con los ERP más usados en distribución: los tienes en integraciones.
Tienes el detalle en la página de la app del chófer con albarán digital.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión de albaranes en una distribuidora?
Es todo lo que pasa desde que el albarán se genera en el ERP hasta que se factura: la entrega, las modificaciones, las devoluciones, los cobros y la firma. En una distribuidora, la parte difícil está en la calle, no en la oficina.
¿Tengo que cambiar de ERP para tener albarán digital?
No. El albarán sigue naciendo en tu ERP y la factura se sigue emitiendo allí. Lo que cambia es cómo vuelve el dato de la entrega: solo y en el momento, en lugar de a boli y por la tarde.
¿Cuánto se tarda en ponerlo en marcha?
La integración con el ERP tarda de 2 a 4 semanas. Lo normal es empezar por una o dos rutas y ampliar cuando los chóferes ya lo tienen por la mano.
¿Sirve para una distribuidora pequeña?
Sí. En Polpoo hay clientes con 3 y 4 vehículos. Cuanto más pequeña es la oficina, más se nota cada hora que no se pasa tecleando albaranes.
Si quieres ver cómo quedaría el cierre del día con tus albaranes y tu ERP, pide una demo: son 20 minutos y se hace con tus rutas y tus clientes, no con un ejemplo.